Utiliser une solution informatique dédiée comme outil de gestion commerciale est nécessaire à plus d'un titre. D'abord, cela permet à l'entreprise de gérer ses activités commerciales de façon optimale. Puis, cela contribue à maximiser son efficacité et par la même occasion, ses performances. Comparé à une gestion sur Excel, un outil de gestion commerciale offre donc de nombreux avantages.
Centralisation des données prospects et clients
En investissant dans un logiciel de gestion commerciale, vous avez la possibilité de centraliser toutes les données sur les prospects et les clients de votre entreprise. Cela est important pour éviter les erreurs humaines en raison des fautes de saisie et/ou les mauvais copier-coller. Ensuite, cela aide les équipes commerciales à économiser du temps dans les diverses tâches du quotidien. Par exemple, il leur est possible d'importer directement sur Excel la liste de vos clients avec l'ensemble des actions réalisées pour chacun de vos contacts. Vous ne perdez pas du temps à effectuer de longues recherches. Mieux encore, vous pouvez y associer un taux de réussite.
Établissement de devis, de bons de commandes et de factures
En général, un logiciel de gestion commerciale comprend un module pour l'établissement de divers documents d'entreprise. Il en est ainsi des devis, des bons de commande, des bons de livraison et des factures. Si vous utilisez une feuille Excel, vous devez saisir toutes les informations qui doivent figurer, par exemple, sur le devis. Ce qui représente une tâche chronophage, sans parler des risques d'erreurs de saisie et de calcul. Pour rappel, un devis doit comporter des mentions obligatoires. En utilisant un outil informatisé spécialisé, tout est automatisé et géré par le logiciel. Vous êtes assuré que vos différents documents sont conformes et sans faute.
Pilotage en temps réel de la trésorerie de l'entreprise
L'installation d'un logiciel de gestion commerciale a pour principal objectif d'automatiser autant que possible les tâches relatives aux activités commerciales. La génération des devis et des factures en fait partie. En plus du gain de temps, ces diverses fonctionnalités présentent un avantage supplémentaire. Il s'agit de la possibilité de piloter en temps réel la trésorerie de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un document périodique et le paramétrer en fonction de la périodicité et des dates d'échéance. Par ailleurs, il est possible de synchroniser un outil de ce genre avec vos comptes bancaires pour récupérer automatiquement les différents mouvements. Ce qui permet un contrôle efficace de la trésorerie.
Intégration automatique des factures et facilitation de la comptabilité
Avec un outil de gestion commerciale, nul besoin d'intégrer manuellement vos factures. Cela est géré automatiquement par votre logiciel. De ce fait, il est beaucoup plus facile pour l'expert-comptable en charge de votre comptabilité de retrouver les justificatifs et informations nécessaires à sa tenue et sa mise à jour. Cela simplifie le traitement des différentes pièces comptables. Avec un logiciel de gestion commerciale performant, gérer vos activités commerciales devient moins complexe, du suivi client à la facturation. Vous avez même l'opportunité d'aller plus loin comme les indicateurs sur les achats et les ventes, ainsi que leur analyse.
