L’élaboration de devis concerne l’ensemble des entreprises, indépendamment du secteur d’activités. Pour les artisans comme pour les grandes firmes, la plupart du temps se passe dans les ateliers ou sur le terrain, ce qui laisse peu de temps pour les tâches bureaucratiques. Pour être plus efficaces, bon nombre de professionnels ont choisi la digitalisation en utilisant des logiciels de devis. Le choix d’un tel outil ne doit pas se faire à la légère car la productivité de toute l’entreprise est en jeu ! Ces quelques critères vous aideront à prendre une décision éclairée sur la question.
Choisir la plus large bibliothèque d'éléments possible
Un logiciel de devis s'articule souvent autour d'une bibliothèque qui permet de consulter ou de sélectionner des matériels, la main d’œuvre, les prestations ou les matières. La finalité est, dans tous les cas, de calculer les déboursés, en mettant en évidence le prix de revient, le prix de vente et la marge bénéficiaire pour l'entreprise. Les fonctionnalités d’édition permettent aux utilisateurs de créer des fiches articles personnalisées et, surtout, d'organiser les articles par catégorie et sous-catégorie. Les requêtes de produits à considérer dans un devis se font à partir d’un moteur de recherche, en renseignant des critères croisés (codes barres, mots clés, alphanumériques, dernières ventes, meilleurs prix). Pour les gestionnaires qui veulent éviter l’étape laborieuse de création d'une bibliothèque, l’existence de bases de données clefs en main dans les logiciels est donc très importante. En effet, dans ce cas, ils disposent toujours des moyens de concevoir leurs propres fiches. Ils peuvent paramétrer des coefficients associés aux coûts des matières, au prix de main-d'œuvre, aux délais, aux rendements ou encore au bénéfice. Une application pour gérer vos devis s’avère alors indispensable.
Le cloud : une des solutions à privilégier
Il est possible de définir un programme d’établissement de chiffrages dans le cloud. Cette solution est accessible tout simplement grâce à une connexion Internet et un navigateur. L’un des plus grands avantages du logiciel devis dans le cloud est la possibilité d’avoir accès à tout le volet « comptabilité » de l’entreprise depuis n’importe quel appareil et quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Cela permet de régler les problèmes avec plus de rapidité et de disposer de données entièrement intégrées entre les divers utilisateurs. Par ailleurs, le cloud offre l’accès à l’ensemble des fonctionnalités liées à l’établissement et la gestion de devis depuis un même endroit : budgets, bons de commandes, taxes. De plus, la sauvegarde se fait automatiquement et les catalogues clients se créent au fur et à mesure que l’utilisateur introduit des nouvelles données dans les estimations. Le risque de perdre ces données est d’autant plus réduit.
Tableaux de bord et gestion de fiches clients
Tout en établissant son chiffrage à l’aide d’un outil de création de devis, l’utilisateur peut enrichir ses fichiers clientèle. Dans certaines versions logicielles, des rubriques dédiées sont développées pour permettre le suivi des prospects et clients. Cela peut inclure les coordonnées (nom, adresse, RIB, etc.), les informations de nature qualitative (offres acceptées ou refusées, volume d’achats effectués…) et le détail des situations (commandes encours, avoirs, facturations). En plus des simulations, il est utile de valoriser toutes les informations nécessaires à la préparation des chiffrages, aussi bien techniquement que financièrement. Un logiciel devis permet à la fois de faire des estimatifs de prix de revient, de vérifier l’évolution des frais fixes ou encore de faire des synthèses ou ratios sur un projet. Ces documents forment ensemble un véritable tableau de bord pour les entreprises. Ils sont utiles à différents niveaux, notamment la fois pour faire des projections et pour les analyses et les contrôles nécessaires à tout moment.
